档案数字化帮你解决归档难题

   档案管理员估计都有过被档案整理折磨的时刻吧？库房里堆得满满当当的纸质档案，查一份员工资料得翻上大半天，归档不及时、分类乱糟糟更是家常便饭，尤其是推进档案数字化的时候，麻烦层出不穷，既怕通不过审查，又怕工作都做了无用功。

   做档案数字化最头疼的就是这3件事：不知道按什么标准来，怕不符合电子档案管理要求，到时候验收过不了；纸质扫完了，还是没法快速找到想要的，那这数字化不就白忙活了？还有就是电子档案的安全，涉及员工信息和单位机密，一点都不能马虎。

   结合我们的实操经验，给大家说3个能直接上手的办法。首先得严格对标DA/T 31纸质档案数字化规范，扫描的时候同步做OCR全文识别，这样档案就能关键词搜索，再也不用扫完还翻来翻去找不到；另外，电子档案要和元数据一起归档，确保来源靠谱、能追溯，这样才符合合规要求；还有就是做好在线和离线双备份，涉密档案单独管控，把安全隐患堵死，这也是档案数字化最核心的一点。

   很多人觉得档案数字化就是全部扫描一遍就结束了，其实不是这样的——它真正的作用，是让我们从一堆繁琐的档案管理工作里解脱出来，不仅合规管理还省时间。按上面说的规范做好每一步，档案管理就能轻松不少，既能真正发挥档案的价值，也能让组织人事工作少费点劲。