别再踩坑！档案数字化建设这样做，高效又合规

   找过数字化外包的档案管理员应该都有共鸣：外包数字化项目总爱踩坑，扫出来的文件模糊不清是常事，验收时才发现漏扫要返工，既耗时间又费经费。想要做好档案数字化建设，关键不是找多好的外包商，而是把流程卡紧，找对方法就能少走很多弯路。

   很多时候推进档案数字化建设，问题就出在需求没说透。不少项目没明确技术标准，外包商就按最低分辨率扫描，导致文件根本没法复用。建议先把库里的档案整理清楚，列个清单注明类型、数量和现状，合同里务必写清参数，比如文书扫描分辨率≥300dpi，再把抽检比例、赔偿条款定好，从源头减少纠纷。

   质控和安全，绝对是档案数字化建设绕不开的硬指标。实操时一定要做好三级质检，扫描员先自查，再由专职人员抽检，最后项目组全面复检，把识别错误率压到最低。涉密档案得专人负责盯控，防止敏感信息泄露，交接时用批次管理扫码登记，避免档案弄混错乱。

   验收环节别只盯着页数算，数据和功能两方面都得兼顾。核对扫描页数与实体档案一致，再试试随机抽测。验收完记得做好3-2-1备份，也就是3份副本、2种存储介质、1份异地存放，这样才能让档案数字化建设的成效落到实处！