随着单位的发展,档案数量也越来越多是常态,原本就不大的档案室,如今更是挤得满满当当,找一份档案,简直像大海捞针,这也是不少档案管理员头疼的问题。今天就来借着这个话题,聊一聊档案存储托管服务如何让档案管理更上一层楼!
从存储空间来说,档案存储托管服务的专业库房,那空间会比企业自身的档案库房大得多,轻松装下需要保管的档案,一下子就能帮单位腾出不少宝贵空间。
档案管理可是个技术活,对专业性要求极高。人工管理难免会出些岔子,像档案分类混乱、信息缺失这类问题,时不时就冒出来。专业的档案存储托管机构有着经验丰富的团队,对档案管理规范了如指掌,从整理、分类到编目,每一步都处理得妥妥当当,让档案管理的专业性和准确性都能大大提高。
遇到紧急查阅、调阅档案的时候,要是档案管理得不好,那可容易误了大事。档案存储托管机构不仅可以将档案数字化,便于档案利用,还可以通过管理系统,能快速通过档案编号、目录找到所需档案所在位置,档案利用效率大幅提升。
还有档案安全问题。传统档案室在防火、防潮、防虫这些方面,存在不少隐患,档案一旦受损或者丢失,后果真的不堪设想。而档案存储托管机构严格按照 “十防” 标准,配备了齐全的设施,给档案安全上了好几道保险。
所以说,别再为档案管理的难题发愁啦!不妨考虑下档案存储托管服务,让档案管理更上一层楼!