一文读懂档案外包服务工作范围和开展档案外包服务的注意事项

   档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案服务的行为。

《档案服务外包工作规范》

（DA/T68-2020）

 

   机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

《机关档案管理规定》

（国家档案局第13号令）

 

 

   1、档案外包服务的范围

   机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。

《机关档案管理规定》

（国家档案局第13号令）

   1.档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型。

   2.档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承 包方为发包方提供档案保管的库房、设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程。

   3.档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的服务过程。

   4.档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的服务过程。

   5.档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见、建议,指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。

   6.档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径、手段和技术、方法进行 开发,形成各种形式的信息、知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程。

   7.档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定、需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程。

《档案服务外包工作规范》

（DA/T68-2020）

 

 

   2、如何开展档案外包服务

   1.对数字化项目的档案内容进行调研

   需要详细了解数字化项目档案的内容，是什么类型的档案，是哪个时期的档案，是否需要修复，档案的材质如何，采用哪个规则进行整理，扫描分辨率如何，图像文件的格式、命名、压缩、存储等等。作为一个项目进行外包，项目的经费预算有多少，招投标的形式如何，项目的实施工期有多长，如何实施，在哪里实施，如何监管，验收工作如何开展等等。

   2.外包服务公司的选择

   档案数字化外包服务是一种政府采购的委托服务形式，需要按照政府采购的流程确定外包服务公司，一般都是采取公开招投标的形式来确定选取哪家公司。在采购的时候需要对公司做出相关要求，如企业性质、企业规模、注册资金情况等方面资质条件，安全保密、技术认定、履约情况等技能实力。通过市场竞争的形式，选择资质条件最优，技能实力最强的公司来胜任外包服务项目。

   3.制定规章制度，严格执行落实

   为保障档案实体和档案信息数据的安全，需要制定岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的规章制度。制度的生命力在于落实，作为业主的档案馆室，需要做好监督指导工作，作为承包项目的外包服务公司需要按照规定流程操作，将制度严格执行落实在各项工作环节中。

   4.互助互利，共同完成数字化项目

   发包与承包，是互助互利的关系，档案馆室与外包服务公司需要明确责任与义务，完成进度的快慢，成果质量的好坏，直接影响着整体项目的进展。档案馆室与外包服务公司需要共同努力，良性循环，想方设法共同完成数字化项目。

 

   湖北人力资源中心不仅是省本级流动人员（含高校应往届毕业生）人事档案管理人才中心，而且也是一家专业档案业务外包服务机构。档案专业服务，就选湖北人力资源中心