东湖高新区国有企业退休人员人事档案规范化 整理、数字化和移交工作操作规程

东湖高新区国有企业退休人员人事档案规范化

整理、数字化和移交工作操作规程

 

        为贯彻落实中央、省、市、区关于国有企业退休人员社会化管理工作的有关要求，更好推进我区国有企业退休人员人事档案管理，根据《武汉市国有企业退休人员人事档案规范化整理、数字化和移交工作操作规程》，参考其他区的做法，结合我区实际，制定本规程。

            1.明确适配的人事档案管理系统

    为确保最终移交的电子档案数据符合接收标准要求，各企业在进行退休人员人事档案规范化整理、数字化和移交工作前，需自主采购一套且与湖北人力资源中心接收软件相适配的人事档案管理系统，用于人事档案数字化及基本信息管理。通过人事档案管理系统可以对退休人员档案的目录及数字化图像进行规范化管理，通过系统相关设置最终导出符合移交标准的数据包。

             2.确定工作方式

  根据中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》的要求，此项工作须在2020年12月底前完成，各企业如短期内无法完成，可委托有资质的数字化外包服务公司完成该项工作。

             3.移交前的准备工作

             3.1.档案收集

   各企业应结合人事档案的范围和分类要求，主动做好档案的收集工作，企业退休人员人事档案根据其内容特征分十大类。档案收集工作流程及范围如下：

（一）履历类材料。主要有《个人履历表》和个人简历等材料。

（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。具体可分为四类:

1．工资、待遇材料：工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料。

2．任免材料：

（1）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表、以工代干人员转干审批表；在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书；取消录用、解聘等材料。

（2）任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部职工试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

（3）辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退审批表、辞退决定材料；罢免材料。

3．出国（境）材料：因公出国（境）审批表等材料。

4．参加会议的代表登记表等材料：党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；委员当选通知或证明材料；代表登记表等。

（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

3.2.  档案整理

档案整理工作可参照《归档文件整理规则》（DA／T22-2015）并结合实际情况进行整理。整理工作按分类、排序、编号、编目、修整、装订、装盒等步骤实施。档案整理工作流程及内容如下：

（一）分类。按照收集范围，对每一份人事档案先按十大类进行分类，原则上一人一卷，尽量减少分卷，然后根据分类确定“件”。

（二）排序。将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并编写类号、顺序号，以及页码。其中，第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料按人事档案材料形成时间排序，第五类、第六类、第八类材料按人事档案材料内容的主次关系进行排序，第四类、第九类材料按档案材料性质和时间顺序相对集中排序。

（三）编号。档案材料排序后，用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，如第一类第三份材料写作“1-3”，第九类第二项第四份材料写作“9-2-4”。在每份材料有图文页面的正面右下角，背面左下角逐页编写页码（原有印制页码应划去重新编写）。

（四）档号。全宗号—退休年度—案卷流水号，一个年度一个流水号。在案卷封面右上角标注档号。全宗号由湖北人力资源中心给定，一个企业一个全宗号。退休年度为办理退休完成审批的年度，由4位阿拉伯数字表示。案卷流水号为年度内顺序号，由3位阿拉伯数字表示，不足3位用“0”补齐。

（五）编目。每卷人事档案应当编制详细的档案目录，档案目录应当与档案材料一一对应。档案材料目录一般打印形成（人事档案管理系统可自动生成目录），内容包括序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注。